Adoptie Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 is een cloudgebaseerd pakket van productiviteitstools
en -diensten. Applicaties en services gericht op samenwerking, communicatie, documentbeheer en productiviteit. Tools die bedrijven en individuen helpen om efficiënter te werken, ongeacht hun locatie.
Enkele belangrijke onderdelen van Microsoft Office 365 zijn: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Online en Microsoft OneDrive voor Bedrijven.

Gebruikers hebben vaak geen kennis van alle mogelijkheden van Microsoft Office 365. Over het algemeen wordt er gewerkt met Microsoft Excel en Microsoft Word, maar er is nog zoveel meer mogelijk. Zo kan er met Microsoft SharePoint eenvoudig en efficiënt bestanden worden gedeeld. In plaats van een bestand als losse bijlage aan een Outlookbericht toe te voegen, wordt het bestand gedeeld en kan tegelijkertijd door meerdere personen worden bewerkt. Ook het gebruik van bijvoorbeeld Microsoft Lists, Microsoft Forms en Microsoft OneNote automatiseert en vereenvoudigt allerlei processen.
Een andere praktische tool is Microsoft Power BI. Hier kan bijvoorbeeld een facturatieproces mee worden vergemakkelijkt. Eerst kwamen de facturen in een mailbox binnen om vervolgens door verschillende handmatige verrichtingen bij de financiële administratie terecht te komen. Met Power BI kan een binnenkomende factuur automatisch als een .pdf  worden ingelezen in een facturatiesysteem.

• Samenwerken in Microsoft Teams. Makkelijk met elkaar (video)chatten en bestanden delen/bewerken;
• In Microsoft OneNote eenvoudig notulen, beschrijvingen en handleidingen maken;
• Microsoft Lists gebruiken om lijsten te maken die voorheen in Excel werden gemaakt;
• Een inschrijfformulier, kennissessies of bijvoorbeeld een quiz in Microsoft Forms maken;
• Rapporten maken en delen met Microsoft Power BI.

Het is van belang dat de klant er voor openstaat om actief met de applicaties en services van Microsoft Office 365 aan de slag te gaan. Er moet draagvlak zijn binnen de organisatie voor de gebruikersadoptie. De voordelen van Microsoft Office 365; het efficiënter (duurzamer) en effectiever werken, maar ook het gebruikersgemak maakt de gebruikers vanzelf enthousiast over de mogelijkheden. Door ze te laten zien wat er allemaal met Microsoft Office 365 kan, zoals bijvoorbeeld het vervangen van Microsoft Excel lijsten door Microsoft Lists, het gebruik van Microsoft Forms of het gebruik van Microsoft OneNote voor besprekingsverslagen, bevordert zeker de adoptie. Zijn er binnen de organisatie mensen die affiniteit met IT hebben, dan moeten die ingezet worden om de adoptie van Microsoft Office 365 volledig te laten slagen.

Wanneer Paree een IT omgeving overneemt of bij nieuwe klanten een IT-werkplek realiseert, wordt ook meteen Microsoft Office 365 geïnstalleerd. Wij helpen onze klanten graag met het adoptie stappenplan. Allereerst worden de wensen van de organisatie besproken en de mogelijkheden van Microsoft Office 365 uitgelegd. Na realisatie van de IT-werkplek organiseren wij altijd een kennissessie over de mogelijkheden van het cloudgebaseerd pakket. Na een goede voorbereiding, realisatie en uitleg moeten uiteindelijk de gebruikers wel zelf met de Microsoft Office 365 applicaties aan de slag gaan. Na oplevering kan onze consultant altijd voor aanvullende vragen en onduidelijkheden worden benaderd.