Een moderne telefonie-oplossing voor de ZB Bibliotheek van Zeeland en medegebruikers.
Bij de ZB Bibliotheek van Zeeland (Middelburg) en de medegebruikers van de gezamenlijke telefonie omgeving, waaronder Bibliotheek Oosterschelderegio (Bevelanden, Tholen en Schouwen) en Zeeuws Erfgoed (Middelburg), vervingen wij alle telefonie.
De bestaande telefooncentrale werd vervangen door een moderne telefonie-oplossing met daarin zowel Vast-Mobiel Integratie en nog enkele vaste IP-Telefoontoestellen.
Inventarisatie medewerkers en hun toestellen
Een belangrijk aandachtspunt in het project was de inventarisatie van de medewerkers en hun toestellen. Hoewel dit in eerste instantie wat afstemming vroeg – de gegevens waren niet altijd volledig en er was soms onduidelijkheid over de juiste toewijzing – bood dit ook de kans om samen met de klant scherp te krijgen welke oplossing het beste paste bij elke medewerker. Deze gezamenlijke aanpak zorgde uiteindelijk voor meer inzicht en betrokkenheid.
Dankzij de goede samenwerking en de inzet van het projectteam kon de implementatie in drie dagen grotendeels succesvol worden afgerond. Technisch gezien verliep het proces soepel, mede doordat gebruik werd gemaakt van standaard vaste en mobiele telefoontoestellen.
Welke oplossingen hebben wij geleverd?
- Mobiele telefoons: Er werden ongeveer 120 smartphones geleverd, voornamelijk voor de ZB Bibliotheek van Zeeland zelf. Hier zijn namelijk veel vaste toestellen vervangen door mobiele toestellen met Vast-Mobiel Integratie.
- Receptieposten: Verschillende receptieposten werden geïmplementeerd, waarbij medewerkers de aanwezigheid van collega’s konden zien, inkomende oproepen konden beheren, en conferenties konden starten.
- Callcenters: Er werden callcenters opgezet voor verschillende afdelingen, waardoor efficiënte communicatie mogelijk werd.
- Beheer op afstand: De oplossing is flexibel en beheersbaar op afstand, waardoor de IT-afdeling van ZB Bibliotheek van Zeeland veel zelf kan doen en bij problemen altijd ondersteuning kan krijgen van Paree.
Verbeterde communicatie en efficiëntie
De nieuwe oplossing heeft de communicatie en efficiëntie van de klant aanzienlijk verbeterd. Medewerkers zijn nu overal mobiel bereikbaar met hun ZB Bibliotheek van Zeeland-nummer, wat de flexibiliteit en efficiëntie verhoogt. Het eigen beheer op afstand in OneBase biedt veel mogelijkheden, waardoor hun IT-afdeling veel zelf kan doen en bij problemen altijd ondersteuning kan krijgen.
Bovendien zijn de kosten vooraf bekend, met vaste bedragen per maand voor onbeperkt mobiel bellen. Er zijn slechts nog aantal vaste toestellen hetgeen de kostenbeheersing verbetert.
Samenwerking en klanttevredenheid
Ons projectteam werkte nauw samen. Ze hebben alles goed geïnventariseerd en in oplossingen gedacht. Na een goede voorbereiding werd het project door onze engineers binnen drie dagen grotendeels afgerond.
De nieuwe oplossing heeft de communicatie en efficiëntie van de klant aanzienlijk verbeterd, en de klant was tevreden met het resultaat.
